会議室予約システム比較17選！選び方と料金相場を解説

会議室の予約管理でお困りではありませんか？会議室予約システムを導入すれば、ダブルブッキングや空き状況の確認作業から解放され、業務効率が大幅に向上します。この記事では、おすすめの会議室予約システムを目的別に比較し、選び方のポイントまで詳しく解説します。

自社の目的に近いものから確認したい方は、以下の早見表を参考にしてください。

目的	おすすめサービス	特徴
在席管理も一緒に効率化したい	Colorkrew Biz、Nimway	座席予約・在席状況の可視化まで一元管理できる
会議室前で予約状況をその場で確認・変更したい	予約ルームズ、ラクネコRoom、SmartRooms	タブレット設置により空き状況の表示・延長操作が可能
備品や設備も一緒に管理したい	BRoomHubs	プロジェクターやマイクなどの備品予約・在庫管理に対応
費用をかけずに始めたい	りざぶ郎、STORES予約	無料プランのみで会議室予約管理を開始できる
貸会議室・レンタルスペースを事業として運営したい	AirRESERVE、リザエン、ChoiceRESERVE、カシカイ	決済・顧客管理・複数料金設定など事業者向け機能が充実

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約や利用状況をWebやアプリで一元管理できるシステムです。ホワイトボードやExcelでの手作業管理と違い、リアルタイムでの空き状況確認やダブルブッキングの防止が可能になります。

会議室予約システムの必要性

ホワイトボードに手書きで予約を記入する方法では、離れた会議室の空き状況を確認するためにわざわざ足を運ぶ必要があります。Excelでの管理も、複数人が同時に編集できないためダブルブッキングが起きやすいという弱点があります。

加えて、リモートワークの普及によりオフィス外からも会議室を予約したいというニーズが高まっていることも、導入が進む背景の一つです。どこからでもアクセスでき、リアルタイムで空き状況を確認できる会議室予約システムは、こうした課題への実務的な解決策になります。

グループウェア（OutlookやGoogleカレンダー）との違い

OutlookやGoogleカレンダーといったグループウェアでも会議室の予約自体は可能ですが、会議室ごとの稼働率分析や来訪者対応との連携までは対応していないケースがほとんどです。

会議室予約システムでは、利用時間の延長・短縮や無人時の自動キャンセル、プロジェクターなど備品の予約まで一括で管理できます。また、会議室入口にタブレットを設置し、その場で予約状況を確認・変更できる機能を備えた製品も多く、グループウェア単体では実現しづらい運用まで対応できる点が違いです。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、基本的な予約機能から高度な分析機能まで幅広い機能が搭載されています。

機能カテゴリ	内容
基本予約機能	リアルタイムでの予約・変更・キャンセル、空室検索
利用状況表示	ダッシュボード・カレンダー形式での一覧表示
自動管理機能	無人時の自動キャンセル、終了時刻の通知・アラート
外部システム連携	Outlook・Googleカレンダー・グループウェアとの連携
分析・レポート	稼働率分析、利用統計データの出力
タブレット対応	会議室前での操作・表示、QRコードやNFCでのチェックイン
権限・セキュリティ	ユーザー権限設定、アクセス制御
拡張連携機能	受付システム・在席管理・備品管理との連携
事業者向け機能	オンライン決済、顧客管理、予約サイト作成

会議室予約システムのタイプ

会議室予約システムは、大きく3つのタイプに分けられます。それぞれ想定している利用シーンが異なるため、自社の運用スタイルに合わせて選ぶことが重要です。

タイプ	主なサービス
Web・アプリ型会議室予約システム	Colorkrew Biz、Nimway、Desk Mosaic、@MYDESK、BRoomHubs、りざぶ郎
会議室前チェックイン・空予約対策型	予約ルームズ、touch-mee、みえるーむ、Biz Room、SmartRooms、iMeeting-R
貸会議室・レンタルスペース向けタイプ	STORES予約、リザエン、ChoiceRESERVE、カシカイ、AirRESERVE

1. Web・アプリ型会議室予約システム

PCやスマートフォンのブラウザ、専用アプリから利用するタイプで、最も一般的な形態です。外出先やテレワーク中でも予約できるため、働き方の多様化に対応しやすく、導入コストも比較的抑えられます。フリーアドレスを採用しているオフィスでは、座席予約と会議室予約を同じシステムで管理したいというニーズも多く、たとえば「Colorkrew Biz」はQRコードを読み取るだけで座席の在席管理と会議室予約を一元化できます。

2. 会議室前チェックイン・空予約対策型

会議室の入口にタブレットを設置し、その場で予約状況の確認や延長・終了の操作ができるタイプです。会議室を使う直前に空き状況を確認したり、会議が延長する際にその場で予約を伸ばしたりできる点が便利です。たとえば「ラクネコRoom」は、Googleカレンダーやアウトルックで予定を登録するだけで会議室前のiPadに情報が自動連携され、一定時間入室がなければ予約を自動キャンセルする仕組みも備えています。

3. 貸会議室・レンタルスペース向けタイプ

貸会議室やレンタルスペースの運営事業者向けに特化したタイプです。外部顧客からのオンライン予約受付、料金計算・決済機能、顧客管理機能などが充実しています。たとえば「AirRESERVE」は時間帯によって受付できる予約数を制限できるほか、オンライン決済にも対応しており、無人での貸し出し運営にも活用できます。

会議室予約システムの比較表

タイプ別に紹介する前に、17サービスの機能面と料金をまとめて比較できる一覧表を確認しておきましょう。「◯」は対応あり、「△」は条件付き対応、「-」は非対応または情報未公開を表します。

サービス名	タイプ	カレンダー連携	自動キャンセル（空予約対策）	座席管理対応	受付・決済連携	初期費用	月額料金目安
Colorkrew Biz	Web・アプリ型	Microsoft 365	–	◯（オフィスマップ・座席抽選）	◯（受付連携オプションあり）	0円	40,000円〜（300名以下）
Nimway	Web・アプリ型	Microsoft 365、Google Workspace	◯	◯（座席予約・在席管理）	–	問い合わせ	問い合わせ
Desk Mosaic	Web・アプリ型	Microsoft 365、Google Workspace	◯	◯（フリーアドレス対応）	–	問い合わせ	問い合わせ
@MYDESK	Web・アプリ型	–	◯	◯（フリーアドレス対応）	–	問い合わせ	問い合わせ
BRoomHubs	Web・アプリ型	Outlookなど（icsファイル連携）	◯	◯（フリーアドレス対応）	◯（来訪者管理と一元化）	問い合わせ	問い合わせ
りざぶ郎	Web・アプリ型	–	–	–	–	0円	0円〜
予約ルームズ	会議室前チェックイン・空予約対策	Google Workspace、Microsoft 365、Garoon	◯	◯（座席予約）	◯（RECEPTIONISTと連携）	0円	12,000円〜
touch-mee	会議室前チェックイン・空予約対策	Office365、Google Workspace	–	–	–	0円	3,500円/室
ラクネコRoom	会議室前チェックイン・空予約対策	Googleカレンダー、Outlookカレンダー	◯	–	◯（受付システム「ラクネコ」と併用可）	0円	10,000円〜（3部屋以下）
Biz Room	会議室前チェックイン・空予約対策	Microsoft 365	◯	–	–	問い合わせ	問い合わせ
SmartRooms	会議室前チェックイン・空予約対策	Garoon、サイボウズOffice、Microsoft 365など	◯	–	△（要カスタマイズ）	問い合わせ	問い合わせ
ROOM LEAD	会議室前チェックイン・空予約対策	–	◯	◯（座席・ワークブースも管理）	–	問い合わせ	問い合わせ
STORES予約	貸会議室向け	–	–	–	◯（クレカ・銀行振込決済）	0円	0円〜
ChoiceRESERVE	貸会議室向け	Googleカレンダー	–	–	◯（決済・4予約タイプ対応）	0円	10,000円〜
リザエン	貸会議室向け	–	–	–	◯（複雑な料金体系に対応）	20,000円	10,000円〜
カシカイ	貸会議室向け	–	–	–	◯（貸会議室特化の決済対応）	問い合わせ	問い合わせ
AirRESERVE	貸会議室向け	Googleカレンダー	–	–	◯（オンライン決済3.24%）	0円	5,500円〜

提供会社や各サービスの詳しい特徴は、次の見出しから続くタイプ別の個別紹介で解説しています。

Web・アプリ型の会議室予約システムおすすめ6選

フリーアドレスとあわせて座席・在席管理まで一元化したいなら「Colorkrew Biz」や「Nimway」、費用をかけずにまず始めたいなら「りざぶ郎」が候補になります。

チェックイン・空予約対策ができる会議室予約システムおすすめ6選

来訪者対応まで含めて効率化したいなら「予約ルームズ」、導入コストを抑えてスピーディーに始めたいなら「touch-mee」や「ラクネコRoom」が候補になります。

貸会議室・レンタルスペース向けの会議室予約システムおすすめ5選

無料で小さく始めたいなら「STORES予約」、複数店舗で本格運用したいなら「ChoiceRESERVE」が候補になります。

会議室予約システムの選び方・5つの比較ポイント

会議室予約システムを選ぶ際は、以下の5つのポイントを軸に比較すると自社に合うサービスを絞り込みやすくなります。

予約のしやすさとダッシュボードの見やすさ

従業員の誰もが直感的に操作できるか、会議室の空き状況が一目で分かるかは、システム定着の成否を左右します。複雑な操作が必要なシステムは、結局現場で使われなくなってしまうことも珍しくありません。たとえばダッシュボード上で複数会議室の状況をカレンダー形式やフロアマップで一覧表示できるタイプなら、会議室を探す手間そのものを減らせます。

導入・運用にかかる費用

初期費用だけでなく、月額利用料、ユーザー数による従量課金、タブレット端末の購入費用まで含めて総合的に比較する必要があります。無料プランがあるサービスも、機能や登録台数に制限があることが多いため、自社に必要な機能が無料の範囲に収まるかを確認しましょう。たとえば「りざぶ郎」や「STORES予約」は基本機能を無料で使い始められますが、部屋数や利用人数が増えると有料プランへの移行を検討する必要があります。

外部サービス（カレンダー・受付システム）との連携

普段使用しているOutlookやGoogleカレンダーと連携できるかどうかは、業務効率に直結します。連携できれば、専用システムに別途ログインしなくても、いつものカレンダーから会議室を予約できるようになります。たとえば「予約ルームズ」は受付システム「RECEPTIONIST」と連携でき、来訪者の受付から会議室への案内までを一つの流れで完結できます。

セキュリティ対策の充実度

会議の内容や参加者情報は機密性が高いため、データの暗号化やアクセス権限の細かな設定、ログの取得・保存機能があるかを確認しましょう。ISO27001やプライバシーマークなどの第三者認証を取得しているベンダーであれば、社内稟議も通しやすくなります。たとえば「リザエン」は自治体や大学法人が求める基準を満たすセキュリティ体制を整えており、官公庁での導入実績もあります。

稼働率向上・利用状況分析機能の有無

予約されたのに実際は使われていない「空予約」は、会議室の稼働率を下げる大きな要因です。一定時間入室がない場合に自動でキャンセルする機能や、利用データを分析してムダな予約傾向を可視化できる機能があると、運用改善につなげやすくなります。たとえば「Nimway」はIoTセンサーで利用状況を自動検知し、実際には使われていない会議室を自動で開放する機能を備えています。

会議室予約システムの料金相場

会議室予約システムの料金

会議室予約システムの料金は、機能や利用人数によって幅が大きいのが実情です。他にもサービスによって以下のポイントで金額が変わります。

• ユーザー数・社員数で料金が変わるか
• 会議室数・座席数・拠点数で料金が変わるか
• iPad・モニター・NFCシート・センサーなどの機器費が必要か
• Microsoft 365・Google Workspaceなど既存契約が前提か
• 受付・座席管理・分析・SSO・APIなどがオプションか
• 無料トライアル後に自動課金されるか、最低契約期間があるか

月額費用の相場

無料プランでは基本的な予約機能のみ利用でき、登録できる会議室数や利用者数に制限があります。

月額1,000円〜5,000円程度の基本プランでは10〜50名規模での利用が可能で、カレンダー連携や簡易的な分析機能が使えます。

月額5,000円〜20,000円程度の標準プランになると100名以上での利用に対応し、タブレット連携や高度な分析機能、外部システム連携までカバーされることが一般的です。

月額20,000円以上の企業向けプランでは、数百〜数千名規模での利用やセキュリティ強化、カスタマイズ対応まで含まれるケースが多くなります。

会議室予約システム導入の4つのメリット

会議室予約システムの導入により、組織の生産性向上と業務効率化が期待できます。

会議室からの予約操作を効率化

スマートフォンやPCからいつでもどこでも予約できるため、外出先やテレワーク中でも会議室を確保できます。空き状況がリアルタイムで確認できるため、わざわざ会議室まで足を運んで確認する手間もなくなります。予約の変更やキャンセルもワンクリックで行えるため、急な予定変更にも柔軟に対応しやすくなります。

会議運営の効率化

予約時に会議の目的や参加者、必要な備品を登録しておけば、事前の情報共有や設営準備がスムーズになります。会議終了時刻の管理機能により、時間通りの会議運営が促進されるのも実務上のメリットです。終了時刻が近づくとアラートが表示されたり、次の予約者に自動通知が送られたりする製品もあります。

会議室の稼働率向上

利用データの分析機能により、どの会議室がよく使われているか、どの時間帯に需要が集中しているかを客観的に把握できます。無人時間の自動検知機能があれば、予約はされているが実際には使われていない時間を検知し、他の利用者に開放することも可能です。限られた会議室リソースを最大限に活用しやすくなります。

社内の予約トラブルを削減

ダブルブッキングを防止できるため、複数人が同時に同じ会議室を予約してしまう問題がなくなります。予約可能な時間帯やキャンセル期限などのルールをシステムで自動管理することで、属人的な運用によるトラブルも防ぎやすくなります。

会議室予約システムの3つの注意点・デメリット

導入前に、以下の3つの注意点を把握しておくと運用開始後のつまずきを減らせます。

社内ルールの整備が必要

予約可能な時間帯、最大利用時間、キャンセル期限、ノーショー時の対応などを事前に決めておかないと、システムを導入しても現場が混乱する可能性があります。部署間での利用優先順位や緊急時の対応手順も、あわせて決めておくと安心です。

システムへの慣れに時間がかかる場合もある

ITツールに不慣れな従業員にとっては、新しいシステムの操作に慣れるまで時間がかかることがあります。導入時には操作マニュアルの作成やヘルプデスクの設置など、十分なサポート体制を整えることが重要です。

システム導入や運用にコストがかかる

初期費用だけでなく、月額利用料やタブレット端末の購入費用など継続的なコストが発生します。大規模な組織では利用者数に応じた従量課金により、想定以上の費用がかかる場合もあるため、導入前に総合的なコスト試算をしておくことが欠かせません。

Excelやクラウドサービスを使って無料で自作する方法

予算や要件によっては、既存のツールを使って会議室予約の仕組みを自作することも可能です。

方法	初期費用	月額費用	難易度	メリット/デメリット
Excel/スプレッドシート	無料	無料〜	低	・メリット コストをかけず既存ツールを活用できる ・デメリット リアルタイム性に限界があり同時編集で競合が起きやすい
Google Apps Script	無料	無料〜	中	・メリット Webフォームや自動メール送信など高度なカスタマイズが可能 ・デメリット プログラミング知識が必要で保守の負担が続く
Microsoft Power Platform	無料	540円/月〜	中	・メリット 豊富な外部連携とローコード開発 ・デメリット ライセンス費用と学習コストがかかる
専用システム	0円〜	1,000円〜	低	・メリット サポート付きでメンテナンス不要 ・デメリット 月額費用や機能制限が発生する

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、基本的な予約管理は実現できます。共有設定で複数人が編集でき、条件付き書式を使えば予約状況を色分け表示することも可能です。ただし、リアルタイム性や同時編集時の競合対応には限界があります。

Google Apps ScriptやMicrosoft Power Platformといったローコードツールを使えば、Webフォームでの予約受付や自動メール送信、カレンダー連携まで実現できる自作システムも構築できます。LINEを使った予約の仕組みを自作する方法については、LINE予約システムを自作する方法の記事でも解説しています。

ただし、自作システムはセキュリティ対策や保守・運用を自社で担う必要があり、長期的には専用システムの方がコストパフォーマンスに優れる場合が多いことも考慮しておきたいポイントです。

まとめ

会議室予約システムの導入により、会議室利用の効率化と業務生産性の向上が期待できます。システム選定の際は、自社の利用規模や必要な機能、予算を総合的に考慮し、Web・アプリ型、タブレット対応、貸会議室向けの3タイプから最適なものを選ぶことが重要です。

在席管理まで含めて一元化したいならWeb・アプリ型、会議室前での利便性を重視するならタブレット対応タイプが候補になり、貸会議室・レンタルスペースを事業として運営する場合は専用タイプの導入により業務効率化と収益向上が期待できます。関連する予約システム全般の比較は予約システムおすすめ比較14選の記事、導入メリットをより詳しく知りたい方は予約システムのメリットに関する記事もあわせて参考にしてください。

導入前には必ず無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際の使用感を確認したうえで選ぶことをおすすめします。