請求書の電子化とは、請求書をPCやタブレットから作成・送付したり、Web経由で受領したりすることです。紙の請求書をデータ化し、電子保存することもできます。請求書を電子化する方法やメリット・デメリット、解決したい課題ごとにおすすめの電子請求書サービスを紹介します。
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、PCやタブレットで請求書を作成・送付したり、受領した請求書をデータ化し電子保存したりすることです。紙の請求書を電子化して保存することもでき、そのためのサービスも多数提供されています。
電子請求書の受領・保管にまつわる法律
電子請求書の受領・保管にまつわる法律として、「電子帳簿保存法」があります。電子請求書を受け取ったり、紙の請求書を電子化したりした場合、「請求書を検索できるようにする」「一定以上の画質で保存する」といった要件を満たさなければなりません。
電子請求書を受け取る側がすべきこと
電子請求書は、発行する側だけでなく受け取る側にも正しい対応が求められます。電子帳簿保存法の改正により、受領した請求書を紙で印刷して保存するだけでは不十分となり、電子データのまま保存することが義務付けられています。ここでは、受け取る側が守るべきポイントを解説します。
1. 改ざんできないようにする
保存データは、後から書き換えられていないことを証明できる仕組みを備えておく必要があります。代表的な方法がタイムスタンプで、ファイルに「この時点で存在していた」という証明を付与できます。これにより、改ざんされていないことを担保できます。
タイムスタンプ：電子データに日時を刻印し、その時点から改ざんされていないことを証明する機能
以下のいずれかで対応できます。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する（発行側が付与）
- 受領後に自動でタイムスタンプを付けるシステムに保存する
- 訂正・削除の履歴が残るシステムに保存する
- 改ざん防止の運用ルールを定め、運用し、備え付ける（事務処理規程）
2. すぐに内容を確認できるようにする
保存した電子請求書は、パソコンやスマホで画面を開けばすぐに内容を確認できる状態にしておく必要があります。さらに、必要に応じてプリンタで出力できる環境を整えることも求められています。これにより、監査や税務調査の際にもスムーズに対応できます。
3. 検索できるように整理する
電子請求書は、日付・取引先・金額といった条件で検索できる状態で保存しなければなりません。フォルダやファイル名にルールを設けて整理する方法もありますが、効率的に管理するなら検索機能を備えたシステムを活用するのがおすすめです。
電子請求書を受け取る方法
電子請求書を受け取る方法は取引先や運用体制によってさまざまですが、代表的なケースは次の通りです。
- メールで受け取る
- 専用システム（クラウド請求書サービスや会計ソフト）で受け取る
- 紙の請求書をスキャンして電子化する
1. メールで受け取る
取引先から送られてきたPDF形式の請求書をメールで受領する方法です。最も一般的で導入しやすい方法ですが、受け取った後は電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存・整理することが必要です。
2. 専用システムで受け取る
クラウド請求書サービスや会計ソフトを利用して、システム上で請求書を受領する方法です。取引先にシステム上から請求書をアップロードしてもらう方法や専用メールアドレスに送付してもらう方法があります。自動で請求書ファイルが保存され、検索性や改ざん防止の仕組みも整っているため、法対応と業務効率化を同時に実現できます。
3. 紙の請求書をスキャンして電子化する
取引先がまだ紙で請求書を発行している場合は、スキャナで電子データ化して保存します。この場合も、検索できるように整理し、改ざん防止の仕組みを用意することが求められます。
電子請求書の保存・保管方法
電子請求書を正しく運用するためには、単にPDFを保存するだけでは不十分です。電子帳簿保存法で定められたルールに沿って、適切に保存・保管する仕組みを整えることが必要です。ここでは代表的な方法と守るべきポイントを解説します。
1. PDFやスキャンデータを保存する場合
紙で受け取った請求書をスキャンしてPDF化したり、メールで受け取ったPDFをそのまま保存する方法です。
この場合は、フォルダやファイル名をルール化して整理するほか、Excelで一覧表を作り、日付・取引先・金額と紐付けて管理する方法も有効です。検索性を確保する工夫をしておくことで、監査や調査の際にもスムーズに対応できます。
2. クラウド請求書サービスを利用する場合
クラウド型の請求書サービスを使えば、発行・受領・保存までを自動で一元管理できます。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した機能が標準搭載されているため、検索や改ざん防止の要件も満たしやすく、業務効率化につながります。
請求書の電子化が進む3つの背景
請求書の電子化が進んでいる背景には、電子請求書の改正とインボイス制度の開始があります。これらにより請求書は電子化しやすくなっており、主に効率化のために電子化を進める企業が増えているのです。
電子帳簿保存法の改正による、保存要件の緩和
電子帳簿保存法は制定されてから改正をくり返しており、現在では電子請求書の保存要件が大幅に緩和されました。以前は紙の請求書をスキャナ保存するには税務署長からの承認が必要でしたが、2022年1月の改正でこれが不要になりました。
電子帳簿保存法の改正による、電子保存の義務化
2022年1月の改正により、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存することが義務化されました。これにより、「電子受領した請求書を印刷し紙の状態で保管すること」ができなくなります。
この電子保存の義務化には2023年12月いっぱいまでの猶予期間がありますが、電子保存にはいくつかの要件があり、準備に時間がかかります。対応は早い方がいいでしょう。
請求書の電子化したい企業が72.7％
電子請求書サービス「Bill One」を提供するSansan株式会社の調査によれば、主に紙（紙が6割以上）で請求書を発行している企業が71％をとなっており、現在もまだ紙が多いことがわかりました。ただし、そのうち72.8%が課題を感じており、電子への対応を前向きに考えているということが分かりました。
出典：Sansan、「請求書の発行に関する実態調査」を実施～2024年10月から郵便料金値上げも､71％が請求書を主に紙で発行。75%がコストや手間などの課題を感じている～ | Sansan株式会社
これには郵送料のコストや発送準備の手間、遅延のリスクなどがあげられました。電子請求書を導入することでこれらは避けられます。
電子請求書を受け取るメリット
請求書を電子化することには、受領側にもメリットがあります。受領・管理の効率化や内部統制の強化、多様な働き方への対応などのメリットについて解説します。
請求書の受領・管理の効率化
請求書を電子化する受領側のメリットの1つ目は、「請求書の受領・管理の効率化」です。請求書を郵送ではなく電子で受領することで、受領までの時間は短縮され、やり取りも簡略化されます。
受領した請求書は特定のキーワードで検索したり、条件を指定して抽出したりできます。紙の請求書のように、「キャビネットからファイルを取り出し、ファイルに挟まれた請求書をめくりながら必要なものを探す」という手間がなくなります。
内部統制の強化
請求書を電子化する受領側のメリットの2つ目は、「内部統制の強化」です。特に電子請求書サービスには閲覧権限やワークフローを設定できるものも多く、請求書の不要な持ち出しや閲覧を防げます。従業員による不正利用やミスによる情報漏えいを防ぎやすくなるでしょう。
多様な働き方への対応
請求書を電子化する受領側のメリットの3つ目は、「多様な働き方への対応」です。請求書の受領を電子化すれば、郵送された請求書を受け取るために出社する必要がなくなります。請求書は電子メールやクラウドサービスを通して受領できるため、時間も場所も問わずに業務を進められるでしょう。
多様な働き方への対応は採用強化やSDGsへの対応にもつながります。
電子請求書を受け取る注意点・デメリット
請求書を電子化することには業務フローの見直しやサービスの利用コストが発生するデメリットもあります。請求書を電子化するうえでのデメリットと注意点を紹介します。
すべての取引先が電子化に協力してくれるとは限らない
請求書を電子化するうえでの1つ目の注意点は、「すべての取引先が電子化に協力してくれるとは限らない」ことです。取引先の中には紙の請求書を送付するところもあるかもしれません。こうなると、紙と電子の請求書が混在することになるでしょう。
電子請求書サービスの中には紙の請求書の受領や電子化を代行してくれるものもあります。このようなサービスを活用すれば、紙の請求書を送付する取引先が多くてもあまり困らないでしょう。
業務フローの見直しや従業員の再教育が必要
請求書を電子化するうえでの2つ目の注意点は、「業務フローの見直しや従業員の再教育が必要」なことです。請求書を電子化することで、請求書の受領→支払→保管までの業務フローは変わります。
当然、新しい業務フローを教えなければならず、システムやサービスを導入するならその使い方とルールも覚えてもらうことになるでしょう。新しい業務フローに慣れるまでは、かえって業務に時間がかかるかもしれません。
しかし、電子請求書サービスはシンプルな操作性のものが多いです。従業員はすぐに新しい業務フローに慣れ、新入社員に仕事を教えるのも楽になるでしょう。
導入・利用コストがかかる
請求書を電子化するうえでの3つ目の注意点は、「導入・利用コストがかかる」ことです。電子請求書サービスは月額制のクラウドサービスが多く、使っている限り利用コストがかかり続けます。
ただ、料金以上のコスト削減効果が得られることも多いです。サービスを選ぶ際は自社の課題や必要な機能を明確にし、料金と効果のバランスが取れたものを選びましょう。
電子請求書の受け取りに役立つ2つのシステム
電子請求書の受領に役立つシステム・サービスには、「受領特化」「発行・受領の両方に対応」の2タイプに分けられます。それぞれどんな企業におすすめなのかを紹介します。
請求書の受領～電子化までを代行するシステム
請求書の受領～電子化までを代行するタイプは、紙・電子などの請求書の形態にかかわらず、自社の代わりに請求書を受領・保管してくれます。
紙の請求書を受領代行し、電子データ化と保管をしてくれるサービスもあり、紙受領が多い企業におすすめです。請求書の原本は一定期間の保管の後に破棄したり、定期的に自社に送付してくれたりします。
請求書の発行・受領の両方に対応したシステム
請求書の発行・受領の両方に対応したタイプもあります。請求書の受領も発行も多い大企業におすすめのタイプで、請求関連の業務をひとつのシステムに一本化できます。
請求書の受領～電子化までを代行するシステム
| サービス名 | イメージ | タイプ | 初期費用 | 月額費用 | 従量課金 | 対象企業規模 | AI-OCR | 会計システム連携 | 郵送受領代行 | メール受領代行 | Webダウンロード | 自社が アップロード | 取引先が アップロード | オペレーター確認 | 仕訳自動生成 | 仕訳データ出力 |
| 請求管理ロボ |  | 取引先が入力 | 問合せ | ※料金表を ダウンロード | 問合せ | 全規模 | 問合せ | 勘定奉行、freee 弥生会計、MFクラウド会計 | 問合せ | 問合せ | 問合せ | 〇 | 〇 | 問合せ | 〇 | CSVファイル |
| BillOne請求書受領 |  | 受領代行＋ 請求書電子化 | 問合せ | 資料で確認 | 問合せ | 全規模 | 〇 | 勘定奉行、SAP、freee 弥生会計、MFクラウド会計 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | CSVファイル |
| TOKIUMインボイス |  | 受領代行＋ 請求書電子化 | 問合せ | 10,000円〜 | 問合せ | 中小〜大企業 | 〇 | 勘定奉行、SAP、freee OBIC、弥生会計、MFクラウド会計 | 〇 | 〇 | 〇 | ー | ー | 〇 | 〇 | CSVファイル FBデータ（全銀データ）出力 |
| マネーフォワードクラウド債務支払 |  | 受領代行＋ 請求書電子化 | 0円 | 2,480円〜 ※年払い | 支払依頼：300円（月11件以上）/件 オペレーター入力：20円/枚 | 小規模〜中小企業 | 〇 | マネーフォワード会計他 API連携 | ー | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | 〇 | CSVファイル、API連携 FBデータ（全銀データ）出力 |
| バクラク請求書受取 |  | 受領代行＋ 請求書電子化 | 問合せ | 問合せ | 問合せ | 中小〜中堅企業 | 〇 | 勘定奉行、freee OBIC、弥生会計、MFクラウド会計 | 〇 ※オプション | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | 〇 | CSVファイル、API連携 FBデータ（全銀データ）出力 |
| invox受取請求書 |  | 受領代行＋ 請求書電子化 | 0円 | 980円〜 | オペレータ確認なし：50円/件 オペレータ確認あり：100円/件（税抜） | 小規模〜中小企業 | 〇 | 勘定奉行、SAP、freee OBIC、弥生会計、MFクラウド会計 | 〇 ※オプション | 〇 | 〇 | 〇 | ー | 〇 | 〇 | CSVファイル、API連携 FBデータ（全銀データ）出力 |
| freee受取請求書 |  | 請求書電子化 | 問合せ | 19,980円〜 ※年払い | ※月額費用に600枚/年含む 追加枠600枚：18,000円/年 超過従量課金50円/枚 | 小規模〜中小企業 | 〇 | freee会計 その他は問合せ | ー | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | 〇 | 問合せ |
| BtoBプラットフォーム請求書 |  | 取引先が入力 | 問合せ | 問合せ | 通数に応じたプラン | 全規模 | 〇 | OBIC、弥生会計、MFクラウド会計 | 〇 ※invoxと連携 | ー | ー | 〇 | 〇 | 問合せ | 〇 | 問合せ |
| 奉行Edge 受領請求書DXクラウド |  | 請求書電子化 | 0円 | 13,000円〜 ※年払い | 600枚/年：156,000円 1,200枚/年：312,000円 2,400枚/年：576,400円 | 中小〜中堅企業 | 〇 | 勘定奉行 その他は問合せ | ー | ー | ー | 〇 | ー | 問合せ | 〇 | CSVファイル、API連携 FBデータ（全銀データ）出力 |
| スマートOCR請求書 |  | 請求書電子化 | 問合せ | 問合せ | 問合せ | 中小〜中堅企業 | 〇 | 会計・銀行システム連携 | ー | ー | ー | 〇 | ー | 問合せ | 問合せ | CSVファイル |
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| 項目 | 内容 |
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バクラク請求書受取｜受取から支払まで一気通貫
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- 独自AI-OCRが明細を即時読み取り
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公式ホームページ：https://bakuraku.jp/invoice/
freee支出管理 受取請求書｜AIで請求書受領を自動化
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BtoBプラットフォーム請求書｜請求業務デジタル化
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| 初期費用 | 0円 |
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| 項目 | 内容 |
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| 月額費用 | 問い合わせ （自動アップロード機能はオプション月額5,000円） |
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【特徴】
- 自社の課題に合わせて選べる料金プラン
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【おすすめの企業】
- とにかく費用を抑えたい企業
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| 月額料金 | ライト：3,000円～（31枚目～100円/枚） ベーシック：9,000円～（51枚目～180円/枚） ベーシック＋BPO：18,000円～（51枚目～360円/枚） |
pasture請求書回収β
【特徴】
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【おすすめの企業】
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請求書の発行・受領の両方に対応したシステム比較9選
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| 請求管理ロボ | | 問合せ ※料金表を ダウンロード | 問合せ | 請求業務（発行・受領）全体を効率化 | 問合せ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | 弥生会計 勘定奉行 MFクラウドなど | Salesforce kintone SFA等 | インボイス制度対応 電子帳簿保存法 |
| BillOne請求書受領 | | 問合せ | 問合せ | 受領で紙・手作業とミスも減らしたい | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ | ✕ | 〇 | ✕ | ✕ | 勘定奉行 弥生会計 freee会計 | やよいの青色申告 | インボイス制度対応 電子帳簿保存法 |
| BtoBプラットフォーム請求書 |  | 問合せ | 問合せ | 請求書の電子化を進めたい | 問合せ | 〇 | 〇 | ✕ | ✕ | 〇 | ✕ | ✕ | 弥生会計 勘定奉行 など | 販売管理 基幹システム等 | インボイス制度対応 電子帳簿保存法 |
| マネーフォワード クラウド請求書 |  | 無料 | 2,980円～ | クラウドで請求書管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | マネーフォワードクラウド会計 | マネーフォワードクラウド | インボイス制度対応 電子帳簿保存法 |
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| 楽楽明細 |  | 100,000円〜 | 25,000円〜 | 大量の請求書を電子化したい | 問合せ | 〇 | 〇 | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | 勘定奉行 弥生会計 PCA会計 | 販売管理 基幹システム等 | インボイス制度対応 電子帳簿保存法 |
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BConnectionデジタルトレード
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BConnectionデジタルトレードは、クラウド型請求書電子化支援サービスです。
紙の請求書の削減と請求書に係る業務の電子化により、年間約4,200時間、約650万円のコストを削減できます。
シンプルや操作画面で使いやすく、基本機能は無料なため取引先も導入しやすいです。
BConnectionデジタルトレードアプリにはサポート機能もあるため、取引先にもおすすめしやすいでしょう。
統一フォーマットのため作業の簡略化が期待できます。ISO規定の標準規格UBL使用のため、インボイス制度や各国の法制度にも準拠しており、安心して使用できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 作成・送信/バイヤーとメッセージ/PDFダウンロード/ファイルの添付 コピーの作成/データ連携/アクセス権管理/PDF配信/受取 サプライヤーとメッセージ/ステータス送信 データ連携/支払依頼承認フロー/電子化代行 |
クラウド会計ソフト freee
- クラウド会計ソフトシェアNo.1
- 面倒な確定申告も簡単に
- 自動レポート作成機能
freee会計は、個人事業主・法人企業向けに作られているクラウド型会計ソフトです。
クラウド会計ソフトシェアNo.１、App Storeでの評価点数は4.5点を超えるなど、確かな実績があります。
○×形式の質問に答えるだけで書類を作成できたり、オンラインでいつでも提出できるなど、簡単に確定申告をすることができます。
日々の取引を登録することで、自動でレポートが作成されます。グラフや表で見られるため、経営状況を簡単に確認することができます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| ミニマム：0円 ベーシック：0円 プロフェッショナル：0円 | ミニマム：2,680円 ベーシック：5,280円 プロフェッショナル：47,760円 | 明細自動記帳/OCR機能/見積・納品・請求書の作成/経費精算 総勘定元帳/仕訳帳/固定資産台帳/決算書/消費税申告書/試算表 月次推移表/試算表/資金繰りレポート/収益・費用レポート/集計表 ワークフロー/予実管理 |
WebBureau／ウェブビューロー
- 導入社数130社以上
- 帳票発行業務の負荷軽減とコスト削減の実現
- デジタルと紙のハイブリッド対応
WebBureauは、帳票システムを一括アウトソーシングできるクラウドサービスです。
請求書や支払い通知などの各種帳票の印刷・封入・発送にかかる業務負荷の軽減、コスト・の大幅な削減が実現できます。連携したデータの請求書PDFを自動的に作成するため、請求書発行にかかるリードタイムの短縮ができます。
デジタルと紙の双方に対応しており、エンドユーザー様に応じてWeb、FAX、郵送でお届けできます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 帳票をPDFやCSVデータとしてWeb上で閲覧/CSVファイルでのダウンロード 電子帳簿保存法対応/帳票の検索/取引先請求書の確認状況の把握 など |
トレードシフト
- 注文書や請求書の取引をデジタル化
- 電子書類をトレードシフト上で共有可能
- アプリで拡張可能なシステムや機能
トレードシフトは、世界で150万社が利用している次世代クラウドプラットフォームです。
注文書や請求書の取引をデジタル化し、電子書類はトレードシフト上で共有することができます。すべての情報が蓄積されるため、いつでも見返すことが可能です。また、取引の透明性の向上や不正防止にも貢献できます。
会社に必要なシステムや機能は、100以上のアプリから必要に応じてカスタマイズできます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 発注/受注/ワークフロー進捗管理/支払・入金確認 請求書発行・受領/出荷/受入/見積依頼/見積 保存/分析/メッセージ機能 |
invoiceAgent
- 多種多様な形式の帳票を集約可能
- 商取引の加速・企業間コラボレーションの促進
- 選べるライセンスと価格体系
invoiceAgentは、企業間で流通する帳票の最適化を実現し、ビジネスを加速させる電子帳票プラットフォームです。
あらゆるフォーマットの帳票を一つのプラットフォームに集約します。帳票を正しく管理し、早く正確に欲しい帳票にアクセスできるようになることで、商取引を加速し、企業間のコラボレーションの促進に貢献します。
自社の利用にあったライセンスを選ぶことができ、それに応じた価格体系をご用意しています。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 0円～ | 15,000円～ | 電子帳簿保存法対応/複数の取引先からの文書を1ヵ所で受領 インボイス制度対応/帳票のフォーマットを変えずに電子化 など |
イーメイサイプロ
- 請求書の発行・受取・送金業務を大幅削減
- 請求書を発行する企業・受け取る企業の双方にメリット
- 安心のセキュリティ
イーメイサイプロとは、クラウド上で請求書の発行・受取を行えるサービスです。
受け取り機能と「ping法人送金」のAPI連携により、支払業務を大幅に削減できます。
請求書を発行する企業はWeb上での一括管理ができることにより、コスト・時間の削減が実現できます。
請求書を受け取る企業は、作成から発送までの負担や、発送費のコストの削減ができます。
国内のデータセンターや24時間監視など、さまざまなセキュリティ対策を行っており、安心して利用可能です。また個人情報保護の厳格化のためのプライバシーマークの更新をし続けています。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 受取りタイプ：150,000円 発行タイプ：150,000円 | 受取りタイプ Aプラン：10,000円 ※50通まで、51通目～100円/通 Bプラン：50,000円 ※500通まで、501通目～80円/通 発行タイプ Cプラン：5,000円 ※100通まで、101～500通45円/通 Dプラン：22,500円 ※500通まで、500通目～40円/通 | 顧客情報の一括登録/承認プロセス対応/請求書の検索 PDFダウンロード/請求書、見積書、納品書の受取/発行企業の管理 請求書の開封/閲覧機能/会社単位での仕分け対応/台帳出力/紙の請求書のデータ化 振込を自動化/変更履歴の保存対応/税率表記対応/メール既読・未読機能 など |
請求書の電子化には、自社に合ったシステムで対応しよう
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始にともない、請求書を電子化する企業は増えました。
請求書の受領やデータ化をアウトソースできるサービスも多く、これを活用すれば「請求書を受け取るために出社しなければならない」という悩みも解消されるでしょう。
請求書の電子化は業務効率化や人件費削減はもちろん、より働きやすい環境をつくることにもつながります。
自社に合った電子請求書サービスを選ぶことで、費用対効果はさらに高くなります。自社が請求書の発行と受領のどちらに課題を抱えているのか、どんな機能が必要なのかを考えてみましょう。機能の過不足がなく、既存システムと連携できるものが、自社にとって使いやすいサービスといえます。
ただ、サービスの公式HPだけではどれが自社に合っているかわからないかもしれません。気になるサービスは資料請求や問い合わせ、可能であれば無料トライアルなどをしてみて、自社との相性を見極めましょう。