生徒管理システム&アプリ比較！無料エクセルテンプレート・フリーソフト・規模別おすすめ機能や選び方

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今回は学習塾・レッスンスクール運営を効率化する規模別の生徒管理のシステムの機能・メリットを解説しながらおすすめアプリを紹介していきます。

生徒管理システム・アプリとは

生徒管理システム・アプリとは、スクール運営を一元管理し効率化するシステムのことです。

成績・出席管理・保護者連絡・月謝管理・講師の給与/シフト管理など学習塾やレッスン教室で必要な業務を効率化することができます。

個人や小規模な教室ではエクセルでも管理が可能ですが、ある程度の規模を超えると月謝徴収や入金ステータス・成績管理など様々な事務処理が増えてきます。

生徒管理システムの機能（できること）

生徒管理システムの主な機能を紹介します。

1.生徒の成績管理や出席確認・出欠管理

生徒管理システムでは生徒個人それぞれの成績・出欠管理など生徒情報を一元管理ができます。

試験の結果や出欠状況を毎回インプットするのは大きな手間です。しかしシステムでは自動で各生徒の情報と紐付けたり、入退室管理ログを記録し保護者への自動通知が可能なアプリもあります。

2.月謝管理・会費徴収

毎月手間になる月謝・会費徴収の効率化も利用のメリットです。月謝をエクセルやドキュメントなどで管理していると誰からもらったのかわからなくなることもあります。

しかし生徒管理システムでは口座振替・クレジットカード決済・自動継続課金（サブスク決済）など多数な決済手法に対応しており、管理画面上で入金ステータスも管理できます。

未払いの場合は自動で支払い通知も可能なため、経理処理を自動化ができます。

3.入退室を管理し保護者へ自動通知

塾に通っている生徒の保護者も安全に帰宅ができるのか・成績情報は気になるものです。しかし生徒一人ひとりに連絡するのは大きく手間がかかります。

生徒管理システムを利用することで上述したとおり入退室ログを記録し、出席確認・退出通知を保護者に自動通知ができるようになっています。

4.体験授業・短期プランの入会管理

塾や教室にとって体験授業は生徒募集のための重要な販促施策の1つです。生徒管理システムではWEB上で無料体験や短期プランの予約受付フォーム作成・申込み状況の管理が可能です。

例えば夏季講習などは定員を決めておけば、指定した人数を超える申込みがあると受付を停止することもできます。

生徒管理システムを導入するメリット

生徒数が増えると、エクセル管理では限界が生じます。売上アップや業務効率化を目指す場合、手作業をどれだけ減らせるかが必要になります。そこで検討されるのが生徒管理システムです。
ここでは、導入によって得られる具体的なメリットを解説します。

1.エクセル管理から脱却し、運営を効率化できる

エクセルは汎用ツールのため、塾やスクール運営に最適化された設計ではありません。生徒情報や成績、出欠、月謝、講師のシフトや給与などを個別に管理する必要があります。

生徒数が増えると入力作業が増え、複数のファイルを確認しながら管理する場面も多くなります。

生徒管理システムを導入すれば、これらの情報を一元管理でき、入力や確認の手間を大幅に削減できます。
その結果、指導や生徒対応により多くの時間を確保できるようになります。

2.生徒情報を一元管理できる

生徒管理システムの最大の特徴は、情報を一元管理できることです。成績や出席状況、受講内容、予約状況などを一つの画面で確認できるため、状況把握が容易になります。

さらに、月謝集金や体験予約の管理まで対応できるシステムであれば、入金漏れや確認ミスの防止にもつながります。管理業務を自動化することで、教室運営全体の効率が向上します。

3.保護者とのコミュニケーションが円滑になる

学習塾やレッスン教室では、保護者との信頼関係が重要です。入退室通知を自動で送信したり、面談履歴を記録したりできる機能があれば、対応状況を明確に残せます。

連絡や履歴管理がシステム上で完結するため、対応漏れや伝達ミスを防ぐことができます。

4.事務作業を効率化できる

教室運営では、指導以外にも月謝管理や講師の労務管理など、多くの事務作業が発生します。特に小規模教室では運営者自身が対応することも多く、負担が大きくなりがちです。

生徒管理システムを活用すれば、定型業務を効率化し、ミスを減らすことが可能になります。繁忙期でも安定した運営がしやすくなります。

講師の給与/労務管理・月謝集金の効率化におすすめの学習塾管理システムの詳細はこちらの記事で解説しています。

5.オンライン授業にも対応できる

近年はオンライン授業への対応も重要です。オンラインレッスン機能や動画配信機能を備えたシステムであれば、教室外からの受講も可能になります。

これにより、通学が難しい生徒にも対応でき、教室のサービス範囲を広げることができます。結果として、収益機会の拡大にもつながります。

中小~大規模教室向けおすすめオンライン授業システム・ツールの詳細はこちらの記事で解説しています。

塾の規模別におすすめの生徒管理の方法を解説

生徒管理システムを利用する際は規模別で利用するツールが異なり、それぞれに機能や料金も変わってくるため選び方の1つは利用規模に合わせたものを検討することです。

種類/管理方法	生徒数/規模目安	主要機能	主要システム/アプリ
エクセルテンプレート 生徒管理フリーソフト	0~20名前後	–	STORES予約 わっぜか生徒管理/月謝美人TYPE II デクマガ/15出席簿/出欠くん2014
習い事/個別指理アプリ	20~100名前後	コマ割り/欠席/振替管理/カレンダー予約 月謝管理/会費徴収/スケジュール管理 保護者連絡/体験授業/成績管理	STORES予約/会費ペイ KoBETool/Rakumon/Sgurm スナップアスク
生徒/塾管理システム	100~500名前後	コマ割り/欠席振替管理/月謝管理/会費徴収 保護者連絡/体験授業/成績管理/講師管理 指導管理/出欠管理/教室管理/入退室通知	STORES予約/会費ペイ サブスクペイforスクール WTE
スクール/学校管理システム オンライン授業システム	500名以上	保護者連絡/体験授業/成績管理/講師管理 指導管理/出欠管理/教室管理/入退室通知 オンライン教材販売/動画コンテンツ配信 会員管理/請求管理/継続課金/決済システム	STORES予約/会費ペイ サブスクペイforスクール WTE Platinum School/TechnoSMS

例えば生徒が20名以下であればフリーソフトやエクセル、100名前後までは個別指導管理アプリなどがおすすめです。それぞれ規模別におすすめのシステムをご紹介します。

個人～小規模なら – 無料エクセルテンプレート・生徒管理フリーソフト

個人指導の塾や小規模の塾におすすめなのが無料のエクセルテンプレート・生徒管理フリーソフトです。

エクセルテンプレート管理やフリーソフトには、月謝管理や受講簿から出席管理まで幅広く管理するものから単一の機能に特化したスケジュール管理のみしか利用できないものもあります

例えば簡易的な内容はエクセル・月謝など重要な内容はフリーソフトを使うなど自社の管理したい内容に合わせて利用しましょう。

習い事・マンツーマン特化なら – 個別指導管理システム・アプリ

個別指導管理システムやアプリはマンツーマンなどの習い事に特化したシステムです。オンラインで生徒や講師のスケジュール管理・予約状況や生徒の受講状況などを細かく管理できます。

中小規模でマンツーマンで指導を行う教室・レッスンスクールにおすすめのアプリです。

マンツーマン/個別指導管理おすすめ生徒管理システム・アプリはこちらの記事で紹介しています。

中小規模（500名ほど）なら – 生徒管理アプリ・学習塾管理システム

500名程度の中小規模におすすめなのが、生徒管理アプリや学習塾管理システムです。講師の出欠状況や生徒がWEB上での口座予約、月謝管理、保護者への対応などが可能です。生徒数が増えて手間や時間が非常にかかるシステムの情報管理を行います。

大規模（500名以上）なら – スクール管理ソフト・オンライン授業システム

500名以上の大規模におすすめなのが生徒管理アプリや学習塾管理システムです。

生徒の出欠状況・講師の給与計算・シフト管理など手間の多い事務処理もシステム上で全て管理ができます。

またWEB上で講座予約・月謝管理・保護者連絡の機能もついており、生徒数が増えて担当講師の生徒出席情報・成績管理など様々な面で効率化ができます。

学習塾管理システム・アプリの詳細はこちらの記事で詳細を解説しています。

【個人にもおすすめ】無料の生徒管理エクセルテンプレート3選

生徒管理システムの導入を検討していても、まずはコストをかけずに始めたいという方も多いのではないでしょうか。特に個人塾や小規模スクールでは、いきなり有料システムを導入するのはハードルが高いと感じることもあります。

そこでこちらでは、まずは手軽に活用できる無料の生徒管理エクセルテンプレートを紹介します。
簡易的な管理から始めたい方や、現在の運営規模に合った方法を探している方は参考にしてください。

【個人教室・スクールにおすすめ】無料の生徒管理システム比較

個人教室や小規模スクールでは、まずは低コストで生徒管理を始めたいというニーズが強いと思います。
有料の生徒管理システムやアプリは機能が豊富ですが、導入コストや運用負担がハードルになる場合もあります。

そこで本章では、費用ゼロで使える無料の生徒管理システム9選を紹介します。
初期段階の教室運営や、まずは使い勝手を試したい方に役立つ選択肢です。

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	予約タイプ	予約上限数（月）	ページ数	決済機能	連携機能	利用業界
STORES予約		無料アカウント登録 0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円~ スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	予約カレンダー スタッフ指名 設備・備品予約 グループ予約	フリー：100件 ライト：200件 スタンダード：2,000件 プラチナ：無制限	フリー：2 ライト：10 スタンダード：無制限 プラチナ：無制限	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	Zoom Google予約 LINE/インスタ予約 Salesforce API連携	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
月謝ペイ （サブスクペイ）		個別見積 無料相談はこちら	個別見積	お問い合わせ	ー 決済手数料2.65%~	ー	クレジット 継続課金/口座振替 メール決済/コンビニ払い	会員システムと API連携	レッスンスクール 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス
月額パンダ		0円※無料	0円 ※無料	お問い合わせ	ー	ー	クレジット決済 口座振替 コンビニ決済 PayPay決済	お問い合わせ	スクール/習い事 学習塾/ジム フィットネス/エステ 個人事業/年会費 PTA/結婚相談所
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	お問い合わせ	ー	ー	クレジット決済 継続課金/単発課金 口座振替/コンビニ決済	freee会計 Akerun LINE公式アカウント API連携	フィットネスジム 学習塾・教室 PTA/ファンクラブ 協会/保育園/幼稚園 スポーツチーム スポーツスクールなど
Smart Hello		割引キャンペーン実施中！ ~2027.01.31まで	スモール：10,000円 ライトフィットネス：25,000円 ライトスクール：25,000円 スタンダード：40,000円 ※全てのプランにおいて定額制	予約カレンダー スタッフ指名 グループ予約	スモール：予約機能なし ライトスクール：無制限 ライトフィットネス：無制限 スタンダード：無制限	ー	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	クレジットカード会費請求 （SBペイメントサービス） 遠隔ドア施錠 （Akerun）	フィットネス/ インドアゴルフゴルフスクール ヨガ/エステ/コワーキング スクール施設など
Square		0円 無料アカウント登録	Square予約連携時 フリー：0円※無料 プラス：3,000円 プレミアム：8,000円	予約カレンダー スタッフ指名	全プラン無制限	問合せ	クレジット決済 継続課金 リンク決済	Square全サービス Googleカレンダー Instagramなど	エステ/ヨガ/サロン スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネスなど
KAKERU LINE予約		お問合せ	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	予約カレンダー スタッフ指名 グループ予約	無制限	無制限	クレジット決済 事前決済 継続課金	LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業
WTE （ワールドトークエンジン）		資料で確認	30,000円	予約カレンダー スタッフ指名 グループ予約	無制限	管理者メニュー 40p 講師ページ 10p 生徒マイページ 20p 集客用ホームページ　20p	カード決済 月額定期課金 スポット課金 銀行振込申請	Zoom/Meet連携 アクセス解析 マーケティングツール連携	オンライン英会話 オンライン家庭教師・塾 オンライン日本語教室 オンライン音楽スクール オンラインフィットネス オンラインカウンセリング
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	予約カレンダー グループ予約	FREE：30件 BEGINNER：100件 STARTER：無制限 PROFESSIONAL：無制限	FREE：1個 BEGINNER：5個 STARTER：50個 PROFESSIONAL：無制限	・カード決済 （VISA/Mastercard/JCB/ 　American Express 　Diners Club/DISCOVER） ・オンライン決済 （PayPay/Apple Pay/PayPal） ・口座振替	日程調整ツール（bookrun）	エステ/ヨガ・サロン レッスンスクール 美容室 フィットネス
SimplyBook.me		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ベーシック：11,438円 ベーシック：13,748円	予約カレンダー	フリー：50件 ベーシック：100件 ベーシック：500件	無制限	クレジット決済 月額課金	Zoom カレンダー POSレジ SNS連携	エステ・ヨガ レッスン教室 フィットネス
ジュクスル		0円 ※無料	スタート：0円 ※無料 ベーシック：580円 スタンダード：お問合せ	お問合せ	スタート：0円 ※無料 ベーシック：580円 スタンダード：お問合せ	お問合せ	クレジット決済 月額課金	カレンダー LINE連携 Zoom	レッスン教室 学習塾/スクール
hacomono		150,000円	35,000円～	予約カレンダー スタッフ指名 グループ予約	お問合せ	お問合せ	クレジット決済 口座振替	API連携 mywellnewss LINE連携	レッスン教室 フィットネス
wagaco		お問合せ	4,980円 保守管理費用 10,000円	予約カレンダー スタッフ指名 グループ予約	お問合せ	お問合せ	クレジット決済		レッスン教室 学習塾/スクール
GMOレンシュ		0円※無料	3,980円（税抜）	お問合せ	ー	ー	クレジット決済 口座振替/ コンビニ払い/ 単発請求/定期請求 自動支払い設定	LINE	スポーツ教室/習い事教室/ 音楽教室/語学教室/ プログラミングスクール

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【小規模・マンツーマンレッスンにおすすめ】習い事管理アプリ比較

個人で教室を運営したり、マンツーマンレッスンを提供したりする場合、日々の予約管理や生徒対応を効率化したいというニーズが高まります。
しかし、機能が多すぎる高額なシステムは必要ないと感じる方も多いはずです。

そこで本章では、小規模レッスンや個人教室に特に向いている無料・低コストの習い事管理アプリ9選を紹介します。

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【中～大規模におすすめ】生徒管理・オンライン授業システム比較

中～大規模の教室では、生徒数や講師数が増え、管理業務の複雑化が課題になります。出席管理や成績管理に加え、オンライン授業への対応も重要です。

ここでは、規模拡大に対応できる生徒管理・オンライン授業システムを厳選して紹介します。

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【月謝管理・会費徴収を効率化】無料のメールリンク決済比較

月謝管理や会費徴収は、手作業だと時間と手間がかかりミスにつながりやすい業務です。
そこで本章では、支払いリンクの送信や自動徴収、会員情報管理などができる無料のメールリンク決済 & 会員システム6選を紹介します。
これらを使えば、メールで決済リンクを送って月謝を回収したり、会員ステータスと支払い履歴を一元管理したりすることができます。

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	QRコード 送信	SMS送信	SNS送信	継続課金 （サブスク）
Squareリンク決済		0円 無料で登録	0円 ※無料	3.6％ ※その他の手数料 振込・申込：0円	クレジットカード デビットカード	◯	◯	◯	◯
サブスクペイ メール決済		問合せ 資料で確認	問合せ	2.5%~ 口座振替：85円	クレジットカード 口座振替・コンビニ決済 銀行振込（バーチャル口座）	◯	◯	◯	◯
Paysys		0円~	0円~	3.3%~	クレジットカード コンビニ PayPay バーチャル口座 web口座振替	〇	〇	〇	〇
formrun メールリンク決済		0円 ※無料	0円~	2.99%~	クレジットカード オンライン決済 （PayPay・Apple Pay・PayPal） コンビニ決済、口座振替	◯	◯	◯	◯
STORES 請求書決済		0円 ※無料 スタンダード：3,300円	0円 ※無料	2.38％~3.24%	クレジットカード	◯	◯	◯	問合せ
makeshopメールリンク		11,000円~	法人：2,000円 個人：1,000円	3.14%~	問合せ	◯	◯	◯	問合せ
PayPal		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジット・デビット 銀行口座	◯	✕	問合せ	◯
Stripe Payment Links		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジット・デビット Apple Pay、Google Pay など	◯	✕	問合せ	◯

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業システム・ツールの詳細はこちらの記事で解説しています。

生徒管理システムの選び方

自社の規模に合ったシステム、課題解決につながるような機能が揃ったシステムを選ぶことで、生徒管理システムの導入効果は大きくなります。自社に合った生徒管理システムを選ぶための、4つのチェックポイントを紹介します。

効率化や管理に必要な機能が揃っているか

生徒管理システムにどんな機能を求めるかは、塾や教室の置かれた状況や規模に応じて異なります。まずはどんな業務を効率化したいのか、管理しきれていないのはどんな情報なのかを見極め、必要な機能をピックアップしましょう。

業務の一部自動化や管理の効率化につながる機能が揃ったシステムを選ぶことで、管理コストを軽くし、人件費も削減できます。

生徒獲得に役立つ機能は充実しているか

効率化や管理に必要な機能が「守りのための機能」だとすると、生徒獲得に役立つ機能は「攻めのための機能」といえます。業務や管理を効率化すればコストを削減できますが、売上アップにはつながりません。生徒獲得のための施策を強化し、売上アップを目指しましょう。

具体的には説明会や体験入学に来た見込み客のリストアップやスコアリング、これらの管理やキャンペーン実施などができるシステムがおすすめです。

誰にとっても使いやすいか

従業員にとっての使いやすさはもちろん、保護者や生徒にとっての使いやすさ、わかりやすさもチェックしましょう。

生徒管理システムの中には保護者への入退室通知を出せるもの、生徒がカレンダーで授業を予約できるものなどもあります。

通知はメールで送るのかアプリ上で確認するのか、授業の予約は直感的にできるのかなど、保護者・生徒側にとって使いやすいシステムを選ぶことが、塾の評判アップにもつながるでしょう。

セキュリティは万全か

生徒管理システムは生徒の個人情報や支払い情報などを扱うシステムです。万が一にでもこれらの情報が漏えいしてしまっては、信用失墜や損害賠償につながりかねません。

どのようなセキュリティ対策が取られているのか、信頼できる企業が提供・運営しているのかをチェックしましょう。

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